Utama Memimpin Pelanggan saya mengharapkan saya sentiasa tersedia

Pelanggan saya mengharapkan saya sentiasa tersedia

Catatan editor: Kolumnis Inc.com Alison Green menjawab soalan mengenai masalah tempat kerja dan pengurusan - semuanya bermula bagaimana berurusan dengan bos pengurusan mikro bagaimana untuk bercakap dengan seseorang dalam pasukan anda mengenai bau badan.

Seorang pembaca menulis:

Saya bekerja sebagai perunding untuk beberapa syarikat bukan untung kecil. Baru-baru ini, pengurus salah satu organisasi yang saya bekerja untuk bersara. Dia dan saya bekerja bersama selama beberapa tahun, dan gaya komunikasi kami sepadan kerana kami berdua lebih gemar menggunakan e-mel melalui telefon untuk kebanyakan perkara (kecuali untuk panggilan yang akan kami rancangkan terlebih dahulu atau dalam keadaan darurat yang melampau).



Pengurus baru organisasi telah memanggil saya berkali-kali sehari untuk 'memeriksa' perkara yang telah saya kirimkan melalui e-mel kepadanya atau mengenai perkara-perkara yang kami bersetuju untuk menindaklanjutinya kemudian, sementara menunggu maklumat tambahan yang masih saya tunggu . Pada masa yang lain, dia akan memanggil secara rawak untuk mengadakan perbincangan kumpulan besar mengenai sesuatu, tanpa merancang terlebih dahulu. Beberapa kali, perkara itu berlaku ketika saya berada di luar meja saya, dan kemudian menjadi masalah di mana saya dan kapan saya dapat menghubungi semula, yang bermaksud saya perlu sampai ke meja saya secepat mungkin.

Lebih-lebih lagi, dia akan meninggalkan surat suara yang sama sekali tidak berguna apabila saya tidak menjawab, mengatakan perkara seperti 'Hai, itu (nama). Panggil saya kembali. ' Maksud saya ... jika anda akan meninggalkan surat suara, sekurang-kurangnya KATAKAN SESUATU dalam mel suara yang baru anda panggil, yang sudah dapat saya lihat kerana tiga panggilan tidak dijawab yang pernah saya terima dari anda pada masa lalu 20 minit.

Selain menjengkelkan dan mengganggu, dinamik panggilan telefon berterusan ini benar-benar menekankan saya. Saya seorang perunding, bukan pekerja, yang bermaksud bahawa saya tidak bertanggungjawab kepada organisasi tentang keberadaan dan aktiviti saya sepanjang hari selagi kerja saya selesai (yang berlaku), dan rentetan panggilan yang berterusan ini dilakukan saya merasa dirantai ke meja dan telefon saya. Dan percayalah, mereka tidak membayar saya 'dirantai ke meja saya' wang. Di luar itu, banyak 'daftar masuk' pada item yang saya aktifkan membuat saya merasa diburu, terganggu, dan dikendalikan secara mikro.

di mana liane v tinggal

Rakan saya menasihati saya untuk mencuba 'melatih' pengurus baru dalam cara berkomunikasi dengan saya dengan mengatakan kepadanya 'Saya tidak tersedia melalui telefon, tetapi saya akan tersedia melalui e-mel' dan dengan segera membalas semua e-mel tetapi tidak menjawab telefon. Saya telah mencuba ini, tetapi setakat ini ia tidak berjaya. Sekiranya saya tidak menjawab, saya biasanya dapat menjangkakan beberapa panggilan yang tidak dijawab sehingga akhirnya saya menggigit peluru dan memanggil semula. Dan masalah yang dia ajukan tidak pernah menjadi 'keadaan darurat.'

Ini membuat saya gila, dan semakin lama saya membiarkannya berterusan, semakin sukar untuk menghentikannya. Ia sampai di mana dia dan saya berbual di telefon enam, tujuh kali dalam satu hari. Adakah cara yang lebih langsung - tetapi masih boleh diterima secara profesional - untuk memberitahunya bahawa dia tidak boleh memanggil saya begitu kerap?

Green bertindak balas:

Baiklah, pertama, saya tidak akan mengambil nasihat rakan anda. Memberitahu pelanggan bahawa anda hanya boleh dihubungi melalui e-mel akan dianggap kaku dan tidak realistik untuk cara kerja banyak pelanggan. (Sudah tentu, jika anda sangat diminati, anda boleh membuat pelbagai jenis peraturan - tetapi jika tidak, anda perlu cukup fleksibel.)

berapa umur derrick henry

Tetapi anda boleh dan harus menetapkan beberapa batasan di sini. Anda sememangnya betul bahawa, sebagai perunding dengan beberapa pelanggan, anda tidak dijangka tersedia setiap jam dan bila-bila masa mood melanda pelanggan tertentu ini.

Dan sementara sebilangan orang akan mengambil petunjuk seperti yang anda hantar, lelaki ini jelas tidak. Ini bermaksud bahawa anda perlu mengadakan perbincangan yang lebih langsung dengannya mengenai perkara ini.

Saya akan mengatakan sesuatu seperti ini: 'Saya ingin membincangkan cara terbaik untuk anda menghubungi saya apabila anda memerlukan saya. Oleh kerana saya mempunyai banyak pelanggan, saya biasanya tidak tersedia untuk panggilan telefon ad hoc sepanjang hari - tetapi saya gembira dapat meluangkan masa untuk mereka apabila kami dapat menjadualkannya lebih awal. Tetapi sebagai kontraktor, saya membahagikan masa saya di antara beberapa projek dan tidak dapat menawarkan ketersediaan sepenuh masa. Harga saya akan jauh lebih tinggi jika tidak! Tetapi apa yang dapat saya lakukan ialah menjadualkan panggilan telefon mingguan atau dua kali seminggu dengan anda, dan kami dapat mengatasi semua perkara ini dalam panggilan tersebut. Adakah itu berjaya? '

Sekiranya dia menolak, anda boleh mengatakan: 'Anda tahu, kelebihan mengupah perunding seperti saya untuk melakukan kerja ini ialah anda mendapat kepakaran dalam ___ tanpa membayar gaji dan faedah sepenuh masa yang akan anda bayar untuk memiliki seseorang kakitangan yang melakukannya. Tetapi sisi lain adalah bahawa saya tidak ada sepanjang masa seperti pekerja sepenuh masa; Saya mempunyai pelanggan lain dan komitmen lain mengikut jadual saya. Pada bulan lalu, saya mula menerima panggilan daripada anda beberapa kali sehari atau dijangka menyertai panggilan kumpulan pada saat-saat terakhir. Sebagai perunding luar, itu bukan sesuatu yang boleh saya lakukan. Tetapi saya dengan senang hati menjadualkan panggilan telefon mingguan atau dua kali seminggu untuk kami. '

Sekiranya dia setuju untuk itu, maka dari situ masuk akal untuk mengharapkan dia akan berhenti menelefon di luar panggilan telefon yang dijadualkan. Tetapi jika dia terus menerus, anda boleh membiarkan sebilangan besar panggilan tersebut masuk ke surat suara, dan kemudian menembaknya e-mel cepat pada hari itu dengan mengatakan, 'Terima surat suara anda. Tidak akan bebas hampir hari ini - bolehkah menunggu panggilan kami pada hari Jumaat? ' (Yang mengatakan, adalah bijak untuk bersedia menjawab sesetengah panggilan terakhir ini - bermaksud satu atau dua minggu, bukan dua hari. Perunding yang sekurang-kurangnya agak fleksibel biasanya lebih berharga.)

Pilihan lain, jika berterusan, adalah memberitahunya bahawa dengan jumlah ketersediaan yang dia minta, anda perlu menaikkan kadar anda untuk menampungnya (jika itu adalah sesuatu yang anda ingin lakukan dengan harga yang lebih tinggi - tetapi anda mungkin tidak bersedia melakukan ini dengan harga apa pun, yang juga OK).

Namun, sepanjang semua ini, ingatlah bahawa anda perlu mengetahui sejauh mana anda sanggup mendorongnya. Adakah anda sanggup kehilangan pelanggan kerana ini? Ada kemungkinan dia akan memutuskan bahawa dia lebih suka bekerja dengan seseorang yang lebih kerap tersedia. Sekiranya itu hasil yang anda tidak mahu bertolak ansur, anda ingin mengubah pendekatan anda dengan sewajarnya.

Ingin mengemukakan soalan anda sendiri? Hantar ke alison@askamanager.org .

ed o'neill isteri catherine rusoff